Zarządzanie kryzysowe – mity – 9 najpopularniejszych mitów

Udostępnij!

Zarządzanie kryzysowe jest i łatwe i trudne. Łatwo jest przekombinować. Nie wierz w mity!

zarządzanie kryzysowe

Zarządzanie kryzysowe – mity, które narosły wokół kryzysów biznesowych i zarządzania kryzysowego w biznesie są różne, ale jest ich wiele. Oczywiście, ponieważ są to mity, nie są one prawdziwe. W tym artykule obalam 9 najbardziej powszechnych mitów.

Wiara w te mity sprawia, że ludzie mają poczucie, że nic nie mogą (i nie muszą) zrobić. Mity te są również przeszkodą w prawdziwym przygotowaniu firm do radzenia sobie z kryzysem.

Kryzysy są częścią życia każdego właściciela firmy. Po prostu są. Ale wbrew powszechnemu przekonaniu, czasami mogą być czymś dobrym, a niekoniecznie tylko złym. Niektóre kryzysy można uznać za „małe” (nawet jeśli definicja kryzysu mówi inaczej) i można je łatwo naprawić. Inne są poważniejsze i bardziej złożone, a ich rozwiązanie wymaga znacznie więcej czasu, środków i wysiłku. Poniżej przedstawiam 9 mitów, które warto znać na temat kryzysów:

Mit 1 – Zarządzanie kryzysem musi być sformalizowane i złożone
Mit 2 – Zarządzanie kryzysowe przygotowuje tylko na niektóre scenariusze
Mit 3 – Kryzys jest zawsze negatywny
Mit 4 – W czasie kryzysu nie można na nikim polegać
Mit 5 – Kryzysy zawsze spowodowane są przez rzeczy/zdarzenia, które są poza moją kontrolą
Mit 6 – Kryzysy są nieuniknione i nie można im zapobiec
Mit 7 – Ogarnę każdy kryzys bez planu
Mit 8 – Mi się kryzys nie przytrafi
Mit 9 – Wczoraj napisaliśmy plan zarządzania kryzysowego, to dziś jesteśmy gotowi na wszystko

Teraz opiszę je po kolei. Należy pamiętać, że niektóre z nich są ze sobą powiązane.

Mit 1 – Zarządzanie kryzysowe musi być sformalizowane i złożone

Moje podejście do zarządzania kryzysowego bazuje na prostocie i elastyczności. Dzieje się tak dlatego, że kryzysy mogą przebiegać na wiele sposobów. Rzeczywistość jest złożona i bardzo często zaskakuje. Dlatego w swoim planie należy pozostawić dużą elastyczność. Nie należy koncentrować się na konkretnych scenariuszach, lecz na kluczowych procesach biznesowych, które chcemy chronić. Na przykład, co się stanie, jeśli kluczowa osoba nie będzie dostępna? Co się stanie, jeśli główna wytłaczarka będzie niedostępna? Co się stanie, jeśli stracisz dostęp do swojej siedziby?

W większości przypadków nie ma znaczenia, dlaczego tak się dzieje. Ważne jest to, że dana rzecz nie jest dostępna i tym właśnie trzeba się zająć. Takie podejście pozwala na dużą elastyczność i utrzymanie stosunkowo prostych planów. Nie ma potrzeby opracowywania odpowiedzi na wiele scenariuszy, wystarczy plan na „brak”. Należy pamiętać, że zarządzanie kryzysowe działa na poziomie strategicznym.

I wreszcie, plan nie może być skomplikowany. W trakcie kryzysu nikt nie będzie miał czasu na przekopywanie się przez ogromne dokumenty. Formularze, listy kontrolne, listy kontaktów, to najprzyjaźniejsza forma dokumentów w trakcie kryzysu. Jeśli stworzysz plan, będzie on powszechnie znany i przećwiczony, to zespół zarządzania kryzysowego będzie wiedział, co robić.

Mit 2 – Zarządzanie kryzysowe przygotowuje tylko na niektóre scenariusze

To poniekąd rozwinięcie mitu nr 1. Scenariusze nie mają znaczenia, przez większość czasu. Istotne jest, aby skupić się na tym, co nie jest dostępne. Wymaga to jednak dokładnej i dogłębnej analizy przedsiębiorstwa. Należy zidentyfikować wszystkie kluczowe procesy, wszystkie ich kluczowe aktywa, zasoby, ludzi itp. Następnie należy przeprowadzić analizę wpływu. Bez tego nie ma prawdziwych informacji o tym, co jest zagrożone, co należy chronić i jak postępować, gdy coś stanie się niedostępne.

Zachowując takie podejście, plany kryzysowe są zarówno uniwersalne, jak i też pozostają proste.

Mit 3 – Kryzys jest zawsze negatywny

Na wstępie, ciekawostka. Czy wiesz, że powszechnie dostępna informacja, że chińskie słowo „kryzys” składa się z dwóch znaków (pierwszy oznacza „niebezpieczeństwo”, a drugi „możliwość”), jest nieprawdziwa? W rzeczywistości ten drugi znak oznacza coś w rodzaju „punktu zmiany”. A teraz wracamy do tematu.

Jestem ostatnim, który zaprzeczy, że kryzysy nie są przeważnie negatywne. Jednak, jak powiedziałoby wielu trenerów biznesu, w kryzysie może tkwić szansa. Niektórzy trenerzy powiedzieliby nawet, że w kryzysie zawsze tkwi jakaś szansa, ale z tym się już nie zgadzam. Czasami po prostu nie ma szansy, i tyle.

W rzeczywistości kryzys w biznesie może być pozytywny lub przynajmniej mieć pozytywny wpływ na organizację. Widziałem, jak organizacje stają się „ofiarami” swojego sukcesu. Nagle okazuje się, że są przytłoczone napływającymi propozycjami współpracy. Często nie mają zasobów, aby z nich skorzystać. Widziałem co najmniej trzy sposoby radzenia sobie z takimi sytuacjami.

  1. Współpracować z firmą konkurencyjną w celu wykorzystania jej możliwości
  2. Przejęcie konkurencyjnej firmy w celu wykorzystania jej możliwości
  3. Wybieranie do realizacji wyłącznie najlepszych, czy najatrakcyjniejszych propozycji

Widziałem też, że niektóre firmy po prostu odmawiają przyjęcia nowego ładunku, ale to nie wydaje się dobrym rozwiązaniem.

Ponadto, jeśli potrafisz dobrze radzić sobie z kryzysem, to Twoja pozycja na rynku może wzrosnąć. Poradzenie sobie z kryzysem pokazuje, że potrafisz poradzić sobie z każdą sytuacją, jaka pojawi się w Twojej firmie. To dobrze, ponieważ oznacza to, że jesteś świetnym liderem, potrafisz przeprowadzić swój zespół przez kryzys. No i Twój zespół również potrafi poradzić sobie z kryzysem.

Mit 4 – W czasie kryzysu nie można na nikim polegać

Ten mit ma związek z przykładem z mitu powyżej. W rzeczywistości jest tak, że można polegać na innych. Zwłaszcza jeśli nawiąże się właściwe relacje na długo przed kryzysem. Dotyczy to zarówno relacji wewnątrz organizacji, jak i zewnętrznych.

Patrząc najpierw na interesariuszy wewnętrznych, co można zrobić, aby zbudować relacje? Opracuj dobry plan zarządzania kryzysowego i wdróż go, a następnie regularnie ćwicz. Dzięki temu zespół zarządzania kryzysowego i wszystkie inne osoby zaangażowane w ćwiczenia zyskują swego rodzaju „pamięć mięśniową”. Kiedy ludzie ćwiczą, czują się pewniej i jest duża szansa, że zrobią to, czego oczekuje się od nich podczas prawdziwego zdarzenia. Wiedzą, jak to zrobić, bo już to robili, więc jest to dla nich łatwiejsze.

Relacje zewnętrzne są trochę bardziej złożone, ale można je oprzeć na tym samym podejściu. Zidentyfikuj kluczowe kontakty, takie jak np. dostawcy, firmy świadczące usługi zewnętrzne, służby ratownicze itp. Skontaktuj się z nimi i, uwzględniając ich w planie zarządzania kryzysowego, dokonaj odpowiednich ustaleń. Widziałem już ćwiczenia kryzysowe przeprowadzane we współpracy ze strażą pożarną i policją. Służby chętnie w nich uczestniczyły, ponieważ dzięki ćwiczeniom byli świadomi potencjalnych zdarzeń. Wszystko udokumentowali i mieli gotowca do użycia na wypadek, gdyby coś się rzeczywiście wydarzyło.

Mit 5 – Kryzysy zawsze spowodowane są przez rzeczy/zdarzenia, które są poza moją kontrolą

Jest to jeden z najniebezpieczniejszych mitów związanych z kryzysami. Wiara w niego w zasadzie stawia Cię w sytuacji, w której nic nie możesz zrobić, nie masz kontroli nad niczym, nie masz na nic wpływu. Ma to destrukcyjny wpływ na Ciebie i Twój zespół, na wielu poziomach, ale ostatecznie pozostawia Cię i Twój zespół w poczuciu bezsilności. Przecież nic nie możecie zrobić, prawda? Na szczęście, nieprawda.

Istnieją kryzysy, które mogą mieć swój początek wewnątrz organizacji. Często są to kryzysy o powolnym przebiegu lub tlące się, o których więcej można przeczytać w tym artykule. Istnieją kryzysy, które mogą rozpocząć się poza organizacją, ale można im zapobiec lub szybko na nie zareagować. Przykładem może być utrata dostawcy kluczowych materiałów produkcyjnych. W ramach przygotowań można zawrzeć wstępne porozumienie z innymi dostawcami na wypadek, gdyby ten główny zawiódł (zobacz też mit nr 4).

Mit 6 – Kryzysy są nieuniknione i nie można im zapobiec

Kryzysy są nieuniknione, ale części z nich można uniknąć. Przykładowo, jeśli organizacja nie utrzymuje odpowiednio systemu gaśniczego, naraża się na kryzys. Jeśli w magazynie znajdują się drogie produkty, ale nie ma zabezpieczeń ani monitoringu, naraża się na kryzys. I tak dalej. Wielu kryzysów można uniknąć, postępując zgodnie z procesem zarządzania kryzysowego, opisanym w tym artykule.

Wielu kryzysom można zapobiec, zwracając uwagę na pojawiające się sygnały ostrzegawcze. Jeśli widzisz jakieś czerwone flagi, nie ignoruj ich, nawet jeśli na początku wydają się mało istotne. Jeśli nie widzisz żadnych czerwonych flag, zadaj sobie pytanie, czy Twoja organizacja jest idealna, czy może nie robisz wystarczająco dużo, aby przygotować się na najgorsze. Czy udoskonalasz kluczowe procesy na podstawie wniosków wyciągnięte z wcześniejszych błędów? Zdecydowanie warto.

Mit 7 – Ogarnę każdy kryzys bez planu

Ten mit występuje również w innych postaciach, takich jak „znamy naszą organizację, poradzimy sobie ze wszystkim, szkoda czasu na planowanie”, „możemy polegać na wszystkich środkach technicznych, np. telefonach komórkowych”, „nic nas już nie zaskoczy” itd… To tylko nadmierna pewność siebie, często zgubna.

Mit opiera się ona na założeniu, że organizacja może sobie poradzić ze wszystkim, bo przecież jest sprawnie działającym organizmem. Czy to jednak wystarcza, by radzić sobie z kryzysem? Niekoniecznie. Dlatego lepiej jest się przygotować, mieć plan, ćwiczyć. Nie trzeba będzie polegać na szczęściu. Szczęście to bardzo, bardzo ulotna rzecz.

Mit 8 – Mi się kryzys nie przytrafi

Kryzysy zdarzają się każdemu. To po prostu część życia. Każdy, kto temu zaprzecza, może skończyć jak firmy „zbyt duże, by upaść”. Nie musi to być kryzys charakterystyczny dla jednej firmy, może to być ogólnoświatowa pandemia – to brzmi znajomo, prawda?

Mit 9 – Wczoraj napisaliśmy plan zarządzania kryzysowego, to dziś jesteśmy gotowi na wszystko

Proces zarządzania kryzysowego nie bez powodu jest cyklem. Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie dobre praktyki zarządzania są cyklami. Dlaczego? Ponieważ okoliczności mogą się zmieniać i się zmieniają. Tak się dzieje dzień w dzień, rok po roku. Przykładowo, masz plan zarządzania kryzysowego dla fabryki, jednej z wielu należących do Twojej organizacji. Nagle ta fabryka przestała być dostępna lub nie jest w stanie niczego produkować. Być może dlatego, że wybuchła wojna tam, gdzie fabryka stoi…

Mit bonusowy – zarządzanie kryzysowe jest tylko dla dużych

Ten dodatkowy mit bardzo często słyszę podczas rozmów z właścicielami małych i średnich firm. „My tego nie potrzebujemy, nie stać nas na to.” „To dotyczy tylko dużych organizacji.” „U nas to się nie sprawdzi, bo jesteśmy zbyt mali.” Prawda jest zupełnie inna. Zarządzanie kryzysami jest potrzebne każdej organizacji. Małe i średnie firmy są tak samo, a może nawet bardziej, podatne na kryzysy. Mogą być w gorszej sytuacji, ponieważ duże firmy mają więcej pieniędzy, więcej zasobów, więcej ludzi, więcej wszystkiego. Duże firmy są w stanie znieść więcej, zanim upadną, choćby dlatego, że łatwiej im pożyczyć pieniądze od banków. Małe i średnie firmy mają, w porównaniu z nimi, ograniczone możliwości działania. Dlatego zarządzanie kryzysowe powinno być dla nich jeszcze ważniejsze. Małym i średnim firmom jest o wiele łatwiej zbankrutować, nawet w przypadku „małego” kryzysu.

Zarządzanie kryzysowe – mity – podsumowanie

Podsumowując, jest jeszcze wiele innych mitów dotyczących kryzysów i zarządzania kryzysowego. Te opisane w tym artykule to tylko wierzchołek góry lodowej. Jeśli jest tylko jedna rzecz, którą musisz zapamiętać po przeczytaniu tego tekstu, to niech będzie to fakt, że zarządzanie kryzysowe musi być elastyczne i proste. Kryzysy są przeważnie negatywne i wymagają skupienia, a jednocześnie szybkiej reakcji na nie, więc elastyczność i prostota są kluczowe. Do tego dzięki odpowiedniej analizie i planowaniu można po prostu uniknąć wielu kryzysów.

0:00
0:00